כניסה לתפקיד ניהולי חדש

כיתד להתכונן לקראת כניסה לתפקיד ניהולי חדש
כניסה לתפקיד ניהולי חדש

התחלת תפקיד חדש – מזל טוב! מישהו נותן בך אמון, אתה שמח ונלהב לקראתו ורוצה להצדיק את ההערכה והאמון שניתן בך.

מאמר זה מתייחס למה שנדרש כדי שהכניסה לתפקיד חדש תאפשר הצלחה בו.
כניסה חלקה ומוצלחת לתפקיד דורשת תכנון. האמרה "מי שנכשל בתכנון – שיתכונן להיכשל" נכונה במיוחד במקרה של התחלת תפקיד. הכנה ראויה, תכנון וחשיבה מוקדמת, מקלות על תהליך שמראש כרוך בהרבה שינויים, התרגשות, תקוות, הכרויות חדשות ושאיפות להגשמה.
אומרים כי לכל אחד שמתחיל תפקיד מגיעים "100 ימי חסד", אבל חיי העבודה לרב מתנהגים אחרת ובדרך כלל הציפיות מתחילות מוקדם יותר. לכן, ככל שהמנהל אוסף רקע ומכין את הקרקע לפני תחילת תפקידו החדש, כך תקופת עבודתו הראשונה תנוצל באופן הטוב ביותר ותקנה לה ערך והערכה.
יש להבדיל בין כניסה לתפקיד חדש בארגון שהוא חדש עבור המנהל לבין כניסה לתפקיד חדש בארגון בו הוא כבר נמצא. כשמדובר בתפקיד חדש בארגון שהוא כבר נמצא בו, יש משמעות מיוחדת לקבלת תפקיד בו המנהל מתחיל לנהל חברי צוות שקודם לכן הוא עבד בו.
מאמר זה מתייחס לכניסה לתפקיד ניהולי, בארגון שהוא חדש עבור המנהל.
המנהל מביא איתו לתפקיד החדש ניסיון מקצועי וניהולי, כמו גם גישות איך מנהלים ומנהיגים נכון. גישות אלה עוצבו וגובשו במשך השנים שלו בעולם העבודה. הוא אסף הצלחות, כמו גם כישלונות. ככל הנראה מאזן ההצלחות היה רב יותר, על כן בתפקיד ניהולי חדש, סומכים עליו, בונים עליו ומצפים ממנו.
טוב הוא לנצל את המטענים הניהוליים ואת הניסיון הקודם, על מנת לתכנן את הכניסה לתפקיד החדש בצורה פתוחה. כל חברה וארגון שונים במבנה שלהם, בשלב ההתפתחותי שלהם, בהרכב האנושי שלהם ועוד. לכן, לא בהכרח הכלים, הגישות והטכניקות ששרתו את המנהל היטב בעבר, יתאימו גם לארגון / לחברה אליו/ה הוא מצטרף. יש לעשות את ההתאמות הנדרשות.
המלצות לשלבים הראשוניים:

1. יש לעשות הכנה ולמידה על התרבות הארגונית של המקום החדש, מה הדברים החשובים בו: "על מה נותנים צל"ש ועל מה נותנים טר"ש". צריך להיות יצירתי בהכנה ולהשתמש בכל דרך לגיטימית: דרך גוגל, שיחות עם חברים, לקוחות, פורשים וכדומה.

2. קודם הכניסה לתפקיד, חשוב שיתבצע תאום צפיות ברור ככל האפשר עם הממונה החדש לגבי תחומי הסמכות והאחריות. ככל שיש פערים בין תחומי האחריות שהמנהל החדש מופקד עליהם לבין הסמכויות אותם יקבל, יש לדון בכך מראש ולהבין את המשמעויות;
לדוגמה: מצב בו התפקיד הניהולי החדש כולל אחריות לעלויות הייצור, אך אין למנהל סמכות להחליף עובדים לא יצרניים.
דוגמא נוספת: התפקיד החדש כולל אחריות ל I.T , אך יש "יועצים היסטוריים" שמחזיקים ידע וחבילות תוכנה שאין למנהל החדש גישה אליהם.

3. יהיה התפקיד החדש בכיר ככל שיהיה, תמיד ישנם עוד ממונה / ממונים /דירקטוריון. כל האלו הם למעשה "לקוחות" שלו ואולי אפילו הלקוחות המרכזיים שלו. תפקיד המנהל הוא לשרת את המטרות שהם שומרי הסף שלהן. בלי לבטל חידושים ורעיונות מרעננים שהמנהל יכול להביא איתו כתרומה לארגון בו הם כבר נמצאים, חשוב להביא ערך מוסף, אך גם להכיר ביכולת ההכלה של הארגון ונושאי התפקיד הרלוונטיים.

4. יש למפות את האנשים שאיתם אמורים להיות בקשרים – ממונים, קולגות, כפיפים, לקוחות וספקים. על המנהל החדש להחליט איך הוא רוצה להיתפש אצל כל אחד מהם, ומה עליו לעשות בכדי שהדבר יקרה.

5. המשפט "אין הזדמנות שניה לרושם ראשון" ככל שישמע אולי שחוק, הוא פשוט נכון. יש לתכנן את המפגשים הראשונים בקפידה: עם להיפגש, לפי איזה סדר, מה לשאול, מה להציע, מה לדרוש.

6. תהיה דעת המנהל החדש על התנהלותו של הארגון אשר הגיע אליו, אשר תהיה, מומלץ לכבד את העשייה, את העושים ולחכות עם מהפכות, שינויים ומתן עצות. גם אם העצות נהדרות, צריך לבסס את המקום בארגון, להבין יותר לעומק את המורכבויות, הרגישויות
והדברים הקטנים, ורק אח"כ המנהל החדש וכל המערכת יהיו "בשלים" לשינויים. יש להקדיש זמן להבין את המערכת, לרבות: איך
עובדים, איך זורמים או איפה נתקעים התהליכים, איך מתקבלות החלטות – הפורמליות והלא פורמליות וכדומה.

7. כשמתחילים לבצע שינויים, לא תמיד כדאי להתחיל ב"דבר הגדול ביותר". עדיף להתחיל לבצע שינויים בדברים קטנים שמהלך השינוי שלהם יהיה גם קצר, וגם שיש בטחון בהצלחתם. כך יזוהה המנהל החדש במהירות יחסית כביצועיסט שמצליח בעשייתו.
8. סביר להניח שאת התפקיד החדש מילא קודם מישהו אחר. ככל שהדבר אפשרי, כדאי לפגוש אותו וללמוד ממנו כל מה שאפשר, על הארגון, הנפשות הפועלות ועל הרקע לסיום תפקידו. הערה: אם האדם עזב את הארגון, ובמהלך המו"מ על הכניסה של המנהל החדש לתפקידים מכפישים אותו ושוללים את הרעיון לפגוש אותו, זאת לא סיבה להימנע מלפגוש אותו, נהפוך הוא!
9. מומלץ להקצות מראש זמן ביומן, שעה בכל סוף שבוע, למשך שלושת החודשים הראשונים. שעה זאת תוקדש למעבר על רשימת תיוג שיכין המנהל החדש אשר תעזור לו לבחון, לשנות ולשפר את התנהלותו בחודשים קריטיים אלו של הכניסה לתפקיד.

הרשימה תכלול נקודות לבחינה, כגון:

  • מה עשיתי נכון השבוע?
  • במה שגיתי, איך תיקנתי או אתקן זאת?
  • האם פגשתי את מי שרציתי לפגוש?
  • מה סדרי העדיפות שלי לשבוע הבא?
  • איך אני מול התכנית שהתוויתי טרם כניסתי לתפקיד?
  • האם יש גורם במערכת שאני מזניח?
  • האם הפתעתי את הממונה שלי (ואם כן, מה ההשלכות)?
  • האם במקביל אני לא שוכח גם לדאוג לעצמי?: אוכל נכון, ישן מספיק, זוכר להקדיש זמן למשפחתי / חברי וכדומה

10. יש לשאוף לחפש מנטור בארגון (ראה מאמר באתרנו על מנטורינג).

11. המנהל החדש יישפט הן על הביצוע, והן על הדרך. ארגונים שונים נותנים דגש שונה על כל אחד מהפרמטרים האלה. אם יפעל לפי הקו המנחה שה"איך" (כלומר התהליך) חשוב יותר מה"מה" (התוצאה) יגלה במהרה כי הוא משיג יותר תוצאות, בפחות
חיכוכים ומאמצים. בשלב הראשון בארגון, טעויות ה"איך" צפויות להיות מתומחרות ביוקר, ובכל מקרה, במחיר שהמנהל החדש אינו יכול להרשות לעצמו.

12. יש לשמור על איזון נכון בין בטחון עצמי לענווה, ולא לדרוש מעצמו להיות המנהל והמנהיג האולטימטיבי.

יש הרבה אנשים משמעותיים שרוצים שהמנהל החדש יצליח: מי שגייס אותו, הממונים שלו והעובדים אשר שמחים שיש להם מנהל מצליח. זו תקופה מרתקת בה על המנהל החדש לגייס את המיטב שבו. בהצלחה!

Facebook
Google+
http://www.nihul.org/%D7%9B%D7%A0%D7%99%D7%A1%D7%94-%D7%9C%D7%AA%D7%A4%D7%A7%D7%99%D7%93-%D7%A0%D7%99%D7%94%D7%95%D7%9C%D7%99-%D7%97%D7%93%D7%A9">
Twitter
רכישת ספר